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Requisito 7.5 da ABNT NBR ISO 9001:2

ABNT NBR ISO 9001:2015 ­- REQUISITO 7.5 – INFORMAÇÃO DOCUMENTADA – UMA ABORDAGEM OBJETIVA

O conceito de informação documentada foi apresentado como parte da estrutura comum de alto nível e nos termos comuns para normas de sistema de gestão, enfatizando que é informação em qualquer formato e meio de suporte, papel, digital, disco de computador ou ótico, imagem, amostras, proveniente de qualquer fonte.

O conceito de informação documentada engloba aquilo que na versão 2008 era conhecido como documentos e registros. No seu Anexo A, a ABNT NBR ISO 9001:2015 esclarece que, onde nas edições anteriores eram referidos documentos, tais como manuais, instruções, procedimentos, especificações, planos da qualidade, etc., é agora usada a expressão, manter informação documentada. Onde, nas edições anteriores eram referidos registros, para falar de documentos que evidenciam a conformidade com os requisitos, é usada agora a expressão reter informação documentada.

A Organização deve determinar a informação documentada que necessita para um SGQ eficaz. A ABNT NBR ISO 9001:2015 define, em vários requisitos, qual a informação documentada que requer e que a Organização deve providenciar. Compete à Organização determinar qual a informação que atende ao seu SGQ, em que meio, quais as fontes, quais os formatos.

 

Abaixo os requisitos para os quais Informações documentadas devem ser mantidas:

  • Escopo do SGQ (4.3).
  • Informação necessária para apoiar a operação dos processos (4.4). Exemplos: mapas de processo, fluxogramas de processo ou outras descrições de processos, Softwares que garantam as etapas de processo e os registros da sua execução.
  • Política da qualidade (5.2).
  • Objetivos da qualidade (6.2).
  • Informação documentada determinada como necessária pela Organização para a eficácia do SGQ (7.5.1-b).
  • Informação documentada que define as características dos produtos a serem produzidos, dos serviços a serem prestados ou das atividades a serem desempenhadas e os resultados a serem alcançados no escopo da produção e/ou prestação do serviço (8.5.1).

 

Abaixo os requisitos para os quais Informações documentadas devem ser retidas (registros):

  • Informação documentada adequada para ter confiança de que os processos estão sendo executados como planejado (4.4 e 8.1).
  • Evidência da competência para a utilização dos recursos de monitoramento e medição (7.1.5.1).
  • Registros de calibração ou verificação de recursos de monitoramento e medição, quando requerida a rastreabilidade (7.1.5.2).
  • Evidências de competência das pessoas (7.2).
  • Resultados da revisão e/ou novos requisitos para os produtos e serviços (8.2.3).
  • Informação documentada que demonstra conformidade dos produtos e serviços com os seus requisitos (8.1).
  • Registros requeridos no escopo do processo de projeto e desenvolvimento (8.3: 8.3.2, planejamento, 8.3.3 entradas, 8.3.4 controle, 8.3.5 Saídas, 8.3.6 Mudanças, incluindo autorizações).
  • Registros da avaliação, seleção e monitoramento de desempenho e reavaliação de fornecedores (8.4.1).
  • Identificação dos produtos e/ou serviços e rastreabilidade quando aplicável (8.5.2).
  • Registros de ocorrências com a propriedade do cliente ou fornecedor e de comunicação ao proprietário (8.5.3).
  • Registros sobre mudanças na produção ou prestação de serviço, incluindo autorizações (8.5.6).
  • Registro da liberação de produtos e serviços para entrega ao cliente (8.6).
  • Registros de saídas não conformes (8.7).
  • Resultados da avaliação do desempenho e a eficácia do SGQ (9.1.1).
  • Evidências da implementação do programa de auditoria e os relatórios das auditorias (9.2.2).
  • Evidências dos resultados da análise crítica pela direção (9.3.3).
  • Evidências da análise de causas das não-conformidades e quaisquer ações subsequentes tomadas (10.2.2).
  • Registros de não conformidade e ações corretivas (10.2.2).
  • Registros determinados pelo cliente ou legislação aplicáveis ao produto e ao serviço.

 

Informação documentada que a Organização determina que é necessária reter como evidência da conformidade para com as disposições planejadas e para garantir a eficácia do SGQ.

A informação documentada necessária depende do contexto da Organização, da sua dimensão, do tipo de produtos e serviços que fornece.

Dependem também dos riscos associados, da complexidade dos processos e da competência das pessoas, de eventuais requisitos aplicáveis aos produtos e serviços que fornece, dos meios para gerenciar o seu conhecimento organizacional e dos recursos que dispõe.

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